Cada vez son más las organizaciones que confirman que la adopción de la automatización es una de las mejores estrategias para eficientizar sus procesos, potenciar su productividad e impulsar la rentabilidad de sus negocios.

No obstante, en el camino hacia la automatización gran parte de las empresas se enfrenta a una paradoja: la falta de democratización en la implementación de este tipo de tecnologías al interior de sus procesos y sectores organizacionales.

Para que las iniciativas de automatización alcancen su máximo potencial, es imprescindible involucrar a la totalidad de la compañía, creando demanda y promoviendo la utilización de estas herramientas entre todos sus colaboradores.

La paradoja de la automatización

Una encuesta realizada por la consultora norteamericana Bain & Company, en la cual se entrevistó a más de 500 usuarios de tecnologías de Automatización Robótica de Procesos (RPA), descubrió que el 86% de los empleados está dispuesto a utilizar estas herramientas, pero tan solo el 14% de ellos ha tenido la oportunidad de hacerlo.

La complejidad del panorama no finaliza aquí: el estudio señaló que el 66% de los trabajadores nunca escuchó hablar sobre RPA y que solamente el 5% de los que saben de qué se trata tiene permiso para crear sus propias automatizaciones, aunque el 80% de ellos está dispuesto a diseñarlas.

La pesquisa también indicó que solo el 30% de las compañías posee algún tipo de implementación de RPA asistida (robots que se encuentran en las estaciones de trabajo y son activados por acciones o comandos específicos dados por el personal) y que solo el 5% de ellas tiene un programa de automatización maduro y democratizado.

Si bien en los últimos años surgieron nuevas herramientas tecnológicas como la RPA, la Inteligencia Artificial y la combinación de ambas, conocida como automatización inteligente, para sacar el mayor provecho de estas iniciativas es esencial que las organizaciones fomenten su demanda y su uso entre los empleados.

La democratización de la puesta en marcha de estas nuevas tecnologías es clave no solamente para lograr el éxito en la automatización, sino para potenciar los niveles de productividad y las ventajas competitivas de las organizaciones.

¿Qué ocurriría si cada colaborador tuviera su propio asistente robótico que lo ayudara a hacer el trabajo pesado? La respuesta es simple: podría trabajar más rápido, con mayor precisión y en tareas que aporten valor agregado para el negocio.

Los empleados no frenan la adopción de la automatización, sino que, muy por el contrario, están dispuestos a utilizar estas herramientas cuando se les da la oportunidad. El informe “Automatizar o estancarse: el impacto de la automatización inteligente en el futuro laboral”, realizado por Blue Prism, confirma esta tendencia.

Esta pesquisa encuestó a alrededor de 5000 decisores empresariales y trabajadores del área del conocimiento, y reveló que el 83% de los colaboradores está de acuerdo con capacitarse para trabajar con mano de obra digital.

Obstáculos que frenan la democratización en la adopción de la automatización

A pesar de que la democratización de la automatización es una de las mejores formas de potenciar los procesos y la productividad, pocas organizaciones han hecho progresos sustanciales en este sentido, por diversos motivos.

·        Riesgos potenciales en la seguridad de los datos y en los entornos IT

Es común que ciertas compañías no quieran darles acceso a iniciativas de automatización a todos los usuarios, ya que consideran que esto es un riesgo para la protección de la información. Este fenómeno se da especialmente en sectores muy regulados, como los servicios financieros.

·        Falta de confianza en los colaboradores

Muchos directivos creen que sus empleados no son capaces de aprender a desarrollar y a utilizar las automatizaciones de manera adecuada y efectiva, dado que consideran que son herramientas complejas que requieren conocimientos técnicos o muy específicos.

·        Temor a perder el empleo

Aunque las pesquisas anteriores demuestran lo contrario, ciertos empresarios creen que sus empleados son reacios a la automatización de sus tareas por temor a perder sus puestos de trabajo.

·        Desvirtuación de las tareas y aumento de costos

Dado que la automatización modifica los procesos vigentes, los directivos creen que sus colaboradores no tendrán tiempo de aprender a usar las nuevas herramientas y que estas supondrían gastos adicionales y mayores recursos de IT.

Cómo superar la paradoja de la automatización

Para ir más allá de los obstáculos de la automatización y superar esta paradoja, es necesario que las organizaciones lleven a cabo diferentes iniciativas.

Ir más allá de la visión tradicional

Los líderes empresariales deben trascender la concepción habitual de la automatización que indica que es una iniciativa impuesta a los colaboradores, y adoptar la visión que implica que se trata de una iniciativa que se pone en marcha junto a los empleados y en colaboración con ellos.

Es necesario entender que la automatización es fundamental para reinventar el negocio y que, para llevar esto a cabo, es imprescindible no solo contar con un CoE especialista en automatizaciones e implementaciones, sino también con empleados que contribuyan a alcanzar estos objetivos.

Incentivar a los empleados

Los responsables de los procesos de automatización tienen que fomentar el interés de los empleados por las diferentes iniciativas relacionadas con esta tecnología. Premios a ideas innovadoras, programas de incentivos, bonificaciones especiales, son algunas de las formas de lograrlo.

Formalizar la democratización

Es decir, proveerles a los empleados no solamente nuevas herramientas y entrenamiento sobre su utilización, sino también nuevas formas de colaboración.

Los colaboradores deben saber cómo detectar casos de uso y hacer transiciones digitales y promover iniciativas de propuestas de mejora, ayudándolos a crear sus propias automatizaciones.

Despejar temores y propiciar el cambio cultural

Para lograr una verdadera democratización de la automatización, los líderes empresariales deben abordar el miedo de los colaboradores a perder sus puestos por causa de estas iniciativas, comunicándoles las ventajas que trae la implementación en sus labores cotidianas.

Tienen que dejar en claro que las automatizaciones les permiten centrarse en actividades de mayor valor y mejorar sus habilidades, contribuyendo al éxito de sus carreras.

La adopción de la automatización es un proceso beneficioso, tanto para las organizaciones como para los colaboradores, siempre y cuando los líderes sepan trascender a la paradoja que presenta este fenómeno y fomentar en sus empleados el uso de estas herramientas.