A la hora de poner en marcha una iniciativa de digitalización, la falta de organización y sistematización de la información de la cual se nutren los robots para llevar a cabo sus procesos es una de las problemáticas más frecuentes. RPA Forms nació para dar respuesta a este inconveniente.
Se trata de una solución que facilita la recolección de los datos necesarios de clientes, proveedores y diversos sectores corporativos, con el objetivo de sacar el máximo provecho de las automatizaciones.
Sistematizar información, una cuestión clave para RPA
En los últimos años, los datos se han convertido en el centro de la mayoría de las organizaciones. Contar con información precisa y de fácil acceso es clave para llevar a cabo los diferentes procesos operativos.
El inconveniente es que los registros no provienen de un único lugar, sino que surgen de diferentes fuentes, como colaboradores de otras áreas, proveedores y clientes. Esto implica que su recolección y sistematización se complejiza.
Para resolver este problema, las compañías recurren a hojas de cálculos o formularios en aplicaciones como MS Excel o Word que se envían por correo electrónico. A pesar de que se trata de un recurso ampliamente utilizado, este tipo de plantillas constituyen una solución parcial, ya que presentan numerosas limitaciones que menoscaban la eficiencia de los procesos automatizados.
Cuáles son las dificultades más habituales a la hora de recolectar datos
Tal como mencionamos, el uso de herramientas como hojas de cálculos o plantillas de texto para recolectar información, que posteriormente será empleada para configurar la fuerza de trabajo digital, trae numerosos inconvenientes.
Fallas al introducir reglas de validación, incompatibilidades en el cruce de datos, demoras en la ejecución de los procesos producidas por las idas y vueltas entre el emisor y el receptor de la información, inconvenientes en la interacción con usuarios no registrados por falta de transaccionalidad de las plantillas, son algunos de los problemas más comunes.
RPA Forms: una solución que potencia el proceso de recolección de información
Frente a este escenario plagado de limitaciones, en Enta comenzamos a pensar cómo dar respuesta a la necesidad de crear fácilmente formularios electrónicos de avanzada para recolectar, verificar y procesar datos de forma estructurada y sistematizada.
La plataforma de gestión de formularios electrónicos RPA Forms nació para ello. Su misión es digitalizar la interacción entre los robots de automatización, el personal de las organizaciones y los terceros que participan en los diferentes procesos.
De esta forma, se expande la capacidad de la fuerza de trabajo digital y se potencian los resultados de la automatización de extremo a extremo.
RPA Forms es una solución ideal para la recolección y el procesamiento de información, porque posee las siguientes características:
- Simple. Las plantillas de los formularios se parametrizan rápidamente sin necesidad de programarse.
- Flexible. El diseño del layout de los formularios se adapta a las particularidades de cada empresa.
- Eficiente. Contempla validaciones avanzadas de los datos registrados en el formulario y uso de campos y secciones condicionales.
- Lista para usar. Existe una versión SaaS (Software as a System), además de conectores para Blue Prism RPA y Plug-in para MS Teams.
- Integral. Permite mostrar datos precargados al crear automáticamente el formulario.
- Práctica. Admite el guardado como borrador para continuar con el llenado a posteriori.
Estas características hacen de RPA Forms una iniciativa completa que ofrece numerosos beneficios para las organizaciones.
Reducción del tiempo total
Elimina demoras por rechazos y reprocesamiento de los datos cargados.
Uso eficiente de los robots
Los formularios se reciben sin errores. Por eso, el trabajador digital puede enfocarse en procesar datos válidos aumentando la productividad total del proceso.
Experiencia de usuario optimizada
Diseño intuitivo que simplifica las interacciones de los usuarios y validaciones que muestran los problemas con claridad.
Mayor confiabilidad
El set de datos de cada formulario queda debidamente guardado con el acceso restringido al robot.
RPA Forms es una plataforma que logra que la información se procese de manera ordenada, sistematizada y eficiente, evitando errores y aumentando la productividad de las automatizaciones y de los colaboradores. ¿Quieres saber más? Contáctanos.
