Al iniciar el camino hacia la automatización, es fundamental comprender que si bien la tecnología Robotics Process Automation (RPA) se ha posicionado como una solución con enorme capacidad para optimizar procesos y reducir costos, no todos los procesos tienen el mismo potencial de automatización.

En general, el entusiasmo que genera la posibilidad de contar con la ayuda de robots que puedan ejecutar las tediosas tareas administrativas que existen en casi todas las áreas de una empresa, conlleva la necesidad de realizar una evaluación inicial del potencial de automatización de cada proceso, con el objeto de asegurar que la inversión se enfoque  en las iniciativas de automatización que ofrezcan la mejor relación entre costo y beneficio

Preparar una lista inicial de procesos candidatos para la automatización

Es recomendable que la lista inicial de oportunidades sea obtenida como resultado de un taller de trabajo en el que participen representantes de nivel gerencial de diferentes ciclos de negocios.  En el taller, luego de realizar una puesta en común sobre las características de Blue Prism RPA , su uso actual en diferentes industrias y procesos de negocios y el potencial de expansión que ofrece esta tecnología, se hace un recorrido de alto nivel por cada ciclo de negocios para identificar, aplicando técnicas de design thinking,  los procesos que, a priori, se consideran candidatos para la automatización.

Evaluar el potencial de automatización de cada proceso

Cada proceso será evaluado y puntuado en diferentes aspectos de manera de lograr un ranking de interés que marque el camino para los proyectos de Blue Prism RPA. Algunos de los aspectos clave a considerar en la evaluación son los siguientes

  • Cantidad de personal requerido actualmente, nivel de formación, rotación, etc.
  • Volumen de transacciones procesadas y su distribución en el tiempo. Existencia de picos de demanda diaria, mensual y estacional.
  • Pasos del proceso realizados manualmente que están sujetos a reglas que pueden ser enseñadas a un robot
  • Grado en que la información que se usa como input para el proceso se encuentra estructurada
  • Cantidad de sistemas internos y externos, transacciones y pantallas con los que el personal debe interactuar para ejecutar el proceso
  • Grado en el que el proceso y los sistemas utilizados se mantienen estables en el tiempo
  • Impacto potencial de los errores humanos cometidos durante la ejecución del proceso
  • Riesgo de fraudes
  • Exigencias regulatorias y riesgo de incumplimientos

Estos aspectos deben ser evaluados y ponderadas de modo integral dado que ninguno de ellos determina individualmente la viabilidad o inviabilidad de la robotización pero todos influyen en la rapidez con la que será repagada la inversión.

Cuando la empresa está dando los primeros pasos en RPA, quienes impulsan la optimización  de procesos mediante robots deben demostrar al resto de la organización que esta solución verdaderamente cumple con las promesas de mejora en la eficiencia realizadas. Para ello, es fundamental comenzar automatizando los procesos que permitan despejar las dudas que puedan existir sobre complejidad, usabilidad, soporte, necesidad de mantenimiento y retorno de la inversión. Una vez cruzada ese línea, el camino hacia la automatización se convertirá en un flujo continuo.