La automatización de procesos a través de tecnologías de RPA es una realidad cada vez más tangible en las empresas que buscan aumentar la eficiencia en sus operaciones. Los crecientes casos de éxito en materia de optimización de procesos mediante soluciones automatizadas genera la atención de los responsables de cada área de negocio, y es por eso que el interés por RPA comienza a ocupar un lugar preponderante en la agenda.

Sin embargo, a la hora de entender las ventajas de sumar fuerza de trabajo digital, y cuáles son los procesos con mejores oportunidades de automatización, las primeras dudas que aparecen se relacionan con la forma de encarar y evaluar los potenciales beneficios de llevar adelante un proyecto de RPA.

Ante esta situación, la realización de una prueba de concepto (POC) que permita acercar a la compañía a la solución RPA sin necesidad de realizar una gran inversión, aparece como un primer punto de partida aconsejable para ver el funcionamiento de un robot en un proceso real de la organización, considerando no más de una o dos semanas de desarrollo.

¿Qué tipo de procesos pueden ser considerados como candidatos para la POC?

Si bien es cierto que soluciones de RPA pueden aplicarse a distintos procesos dentro de una empresa, a la hora de elegir uno para implementar en la prueba de concepto es importante que el mismo sea relevante para el funcionamiento del área responsable del mismo, y a su vez se trate de una opción simple y concreta para poder llevarlo adelante con el objetivo de que los resultados de su implementación puedan ser observados rápidamente.

Por ejemplo, podríamos considerar procesos con alto volumen de datos a procesar que se encuentren estables dentro de la compañía y definidos con reglas estructuradas. También podría considerarse un proceso sin gran volumen de datos a procesar pero clave para el funcionamiento de otros procesos (caso típico de POC: Actualización diaria de Tipos de Cambio en sistema ERP).

¿Cómo encarar una POC?

Una vez que se toma la decisión de encarar una prueba de concepto para RPA, es recomendable respetar los siguientes pasos para una implementación correcta que permita obtener un diagnóstico preciso y sirva para comprobar de manera fehaciente las ventajas de este tipo de tecnología en su empresa.

Pasos a seguir:

  • Seleccionar un sponsor: será el dueño de la prueba y el encargado de resolver con celeridad los aspectos técnicos o funcionales que estén afectados durante el desarrollo de la misma. Es la persona que trabajará para resolver los inconvenientes que surjan durante su implementación y ejecución.
  • Elegir el/los procesos a automatizar en la POC: cuando pensamos que proceso incluir en la prueba de concepto, es importante tener en cuenta, que sea un proceso simple, pero con alto impacto. Simple, para acortar los tiempos de la POC, y de alto impacto para que sea atractivo para distintos perfiles dentro de la compañía.
  • Relevar el proceso: el equipo responsable de RPA relevará el proceso seleccionado a fin de comprender el paso a paso de los mismos. En esta etapa es importante que referentes del negocio dentro de la compañía se involucren de manera comprometida para incorporar aspectos metodológicos vinculados al relevamiento y walkthrough.

En definitiva, la Prueba de Concepto será el primer paso para la implementación de RPA en su empresa y habiendo dado en firme este primer paso, el camino de potenciar el crecimiento de su compañía a través de la automatización de procesos tendrá sus primeros cimientos para poder transitarlo en la dirección adecuada.