Poder ceder a los robots aquellas tareas repetitivas que se llevan a cabo en las empresas, es de un gran valor que muchas compañías modernas han aprendido a apreciar. La RPA, o automatización de procesos robóticos, mejora la eficiencia operativa reduciendo costos y tiempos y eliminando los errores humanos.

Si bien los proyectos de automatización son de ágil integración y con un mínimo de programación frente a otro tipo de implementaciones más complejas, es necesario identificar claramente cuales son los costos relacionados y definir acertadamente el proyecto para evitar costos ocultos.

Siendo que uno de los principales objetivos de implementar RPA es reducir costos, hay que analizar con detenimiento el Costo Total de Propiedad (Total Cost of Ownership) de la solución a implementar.

¿Cuáles son los costos a considerar en un proyecto de RPA?

A la hora de planificar un proyecto de RPA, hay que tener en cuenta 4 costos fundamentales:

  • Costo de desarrollo: es el costo de automatizar el proceso propiamente dicho. Comprende el servicio desde el relevamiento y definición de la funcionalidad a automatizar hasta la implementación de RPA.
  • Costo de licencia. El costo de las licencias es por robot y depende del tipo de automatización (desatendida o asistida), el número de usuarios, el número de máquinas y el tiempo de ejecución. Algunos proveedores incluso imponen mínimos de bots o licencias, lo que afecta los costos tecnológicos totales y complejiza los precios. Por el contrario, otros proveedores cuentan con una oferta de software como servicio (SaaS) o en la nube pública de preferencia basadas en el consumo.
  • Costo operativo: se trata de los costos del personal a cargo de monitorear que todos los procesos están ejecutándose como corresponde una vez implementada la solución. Pueden ser una o varias personas internas de la compañía o tercerizadas.
  • Costo de infraestructura donde se va a montar RPA, el mantenimiento y el soporte.

En los proyectos de RPA, teniendo en cuenta que un robot trabaja 24×7 y que puede correr varios procesos a la vez, las empresas buscan ahorrar horas/persona o realizar nuevos procesos que respondan a nuevas necesidades del negocio al menor costo.

Calcular el costo total de propiedad (TCO) de una implementación de RPA es fundamental entonces para garantizar la rentabilidad del proyecto. Cualquier desvío puede amenazar el ROI que se espera obtener de la automatización por lo cual debemos considerar todos los costos relacionados con la adquisición y desarrollo, administración y soporte de hardware y software, capacitación y mantenimiento durante todo su ciclo de vida.

Una mala estimación de estos costos pero también una ineficiente planificación pueden generar costos ocultos.

Para evitarlos es clave un relevamiento funcional e integral del proceso seleccionado, es decir, realizar una definición completa y clara de todo el proceso que permita su correcto entendimiento y documentación. Luego, se debe hacer un walkthrough a través de ese proceso, un recorrido paso a paso que permitirá después enseñarle el camino al robot.

No menos importante, es realizar un buen diseño a razón de haber elegido los procesos más maduros y con mayor volumen de transacciones.

Estos son elementos claves para evitar confusiones en el desarrollo, que es lo que termina generando desvíos y costos no previstos más significativos. Un óptimo diseño reducirá los costos de mantenimiento de RPA y evitará la necesidad de incorporar desarrollos adicionales sobre la marcha.