Parte 2 los Costos de la Automatización

El gran potencial de ahorros que promete la tecnología Robotic process Automation puede lograrse en plazos notoriamente más cortos que los requeridos en proyectos de sistemas tradicionales y con un nivel de inversión significativamente menor.  Sin embargo, los costos de cada proyecto igualmente deben ser contrastados con los beneficios cuantificables y no cuantificables de la Automatización, para asegurar que la automatización ofrece un retorno suficientemente atractivo en comparación con otras alternativas para el uso del dinero de la organización.

La evaluación de la inversión requerida para realizar la automatización debe contemplar todos los costos a incurrir, más allá del costo de las licencias del software y la infraestructura necesaria para instalarlo.

El costo de consultoría de implementación, el mantenimiento posterior, el soporte técnico, la renovación de las licencias y el rendimiento de cada robot son aspectos significativos para realizar una buena comparación de las alternativas.

En términos generales, las lineas de costos de un caso de negocios de RPA deben incluir lo siguiente:

Costo inicial de licencias

Ciertos proveedores cotizan un cargo único anual por robot, otros cobran una licencia por cada proceso automatizado, otros aplican un cargo por cada componente de la plataforma (control room, herramientas de desarrollo y los robots propiamente dichos) y adicionales por cada robot, etc. Esta heterogeneidad de modos de licenciamiento amerita un buen análisis para asegurar que las conclusiones alcanzadas son las correctas.

Costo de infraestructura: servidor de aplicación, base de datos, visualización, etc.

Si bien la infraestructura requerida para instalar una plataforma RPA es relativamente simple, su costo debe ser considerado al evaluar cada alternativa. En este punto es importante considerar que la automatización «atendida» o «desktop automation» demanda una infraestructura diferente de la «desatendida». Aquí nuestra recomendación es considerar y peguntar por ambas opciones a la hora de evaluar.

Cantidad de licencias / robots que serán necesarias

No todos los proveedores (ni sus partners) dimensionan la cantidad de robots, control rooms y ambientes de desarrollo necesarios de la misma manera. La cantidad de robots necesarios estimada en cada alternativa es tan importante como el costo unitario de cada licencia.

Costo de renovación de las licencias y periodicidad o duración de cada licencia

El plazo y el costo de renovación son factores fundamentales para lograr una buena evaluación económica de cada plataforma RPA a utilizar. Normalmente es posible negociar descuentos interesantes cuando se negocian contratos por plazos mayores a 2 años.

Soporte del software en RPA

Como en cualquier otro software, los proveedores deben ofrecer un esquema de soporte a sus clientes. Es importante evaluar qué nivel de soporte ofrece cada proveedor y cada partner y si se encuentra incluido en el costo de la licencia o representa un costo adicional.

Costo del desarrollo inicial

Según cual sea la herramienta RPA y el partner implementador, será necesario involucrar más o menos horas de especialistas para el desarrollo de las automatizaciones. En este punto es tan importante considerar las tarifas horarias de cada partner como así también el tiempo que se estima demandará el desarrollo de cada automatización, de acuerdo con su complejidad dado que, no siempre una tarifa horaria mas baja se traduce en el menor costo total de desarrollo y mantenimiento de un proyecto. La calidad del diseño y desarrollo inicial tendrá una incidencia directa en el esfuerzo y costo necesario para operar y mantener los procesos automatizados.

Costo de mantenimiento de los procesos automatizados

Con el transcurso del tiempo, los procesos de negocios cambian, los sistemas utilizados también cambian, surgen nuevos controles, etc. .Esos cambios deben ser reflejados en el diseño del proceso automatizado para que el robot pueda adaptarse. Para ese fin será necesario contemplar horas de ajustes de la parametrización. Si bien esto es difícil de estimar, resulta un aspecto importante a la hora de comparar alternativas 

Esta es la segunda parte de nuestro articulo relacionado con la preparación del caso de negocios para implementar Robotic Process Automation.No pierda la oportunidad de ver la primer parte de este artículo en la que tratamos en detalle cuales son los beneficios generados por la automatización.

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