Parte 1 Ahorros a alcanzar mediante la Automatización

La implementación de la tecnología Robotic Process Automtaion promete interesantes resultados en materia de ahorros y retorno de la inversión.
Mas allá de las promesas, para evaluar el beneficio real en cada organización, es fundamental que se prepare un caso de negocios que refleje con objetividad los ahorros y costos directos e indirectos estimados.

En este artículo, compartimos varias ideas útiles que hemos reunido a partir de nuestra experiencia en proyectos de este tipo, sobre el ahorro directo e indirecto a considerar para el caso de negocios de RPA.

Ahorro directo obtenido a partir del uso de robots administrativos:

El impacto directo de RPA en la eficiencia administrativa se verifica en varios frentes que deben ser considerados a la hora de estimar el beneficio total del proyecto.

Capacidad para realizar las mismas actividades con menor dedicación de personal propio y de terceros

La liberación de tiempos del personal dedicado a la realización de tareas administrativas repetitivas  constituye uno de los beneficios mas frecuentemente buscados en este tipo de proyectos.  La media de ahorro de costos por este concepto se encuentra en el 40% anual siendo en general ese porcentaje de ahorro, suficiente para mostrar un interesante repago de la inversión.

Resolver un mayor volumen de operaciones sin necesidad de incorporar personal adicional

Muchas organizaciones poseen dificultades para manejar los picos actividad. La implementación de una plataforma RPA permite acceder a una fuerza de trabajo digital y ampliar rápidamente la capacidad de ejecución de las tareas. Esto facilita el tratamiento de volúmenes de trabajo crecientes sin la necesidad de incorporar personal adicional. La disponibilidad de una fuerza de trabajo digital que puede ser rápidamente afectada y desafectada de la ejecución de diferentes procesos administrativos, facilita también  la resolución de necesidades estacionales evitando así que los picos de trabajo desborden la capacidad de los equipos de trabajo disponibles. Una fuerza de trabajo digital esta integrada por uno o varios recursos de ejecución (robots) que pueden ser afectados a la ejecución de diferentes procesos. En el caso de Blue Prism RPA, cada robot puede ejecutar tantos procesos como sea necesario. Mediante un panel de control, se puede aumentar o disminuir la cantidad de robots dedicados a ejecutar cada proceso, reasignar a un robot para ejecutar un proceso diferente del que venia ejecutando, activar o desactivar robots en función de las necesidades, etc.

Menor necesidad de espacio físico de trabajo, mobiliario, equipos, insumos, reclutamiento, capacitación, etc.

La fuerza de trabajo digital solo requiere de una PC virtual con acceso a los sistemas de la organización para todas sus tareas. Esto reduce drásticamente la necesidad de espacio físico y todos los gastos relacionados con la realización de actividades en el ámbito físico de una oficina. Un tema que requiere especial atención es la reducción en la cantidad y en el costo de licencias de software (ERP, software de oficina, etc.)

Ahorros indirectos:

La automatización genera ahorros importantes más allá de la liberación de recursos mencionada anteriormente.

Reducción de errores en la ejecución de los procesos

Su impacto se verifica en diversos y numerosos aspectos que pueden ser cuantificados económicamente: menos retrabajos, menos análisis, menos discusiones, reclamos y litigios, menos penalidades, menos compensaciones, menos ajustes y versiones de informes, reducen los costos y mejoran la confianza en la administración de la organización.

Finalizar las tareas más rápidamente

Contar con una fuerza digital que tiene disponibilidad 24×7 y ademas trabaja mas rápidamente que un humano, permite anticipar la obtención de los resultados y productos terminados de cada proceso.

Algunos breves ejemplos:

  • Si el resultado de automatizar el procesamiento de las ordenes de ventas, las entregas o la verificación del crédito de los clientes es adelantar un día la facturación, esto puede implicar cobrar un día antes. ¿Cuál sería el impacto financiero de contar con las cobranzas 1 día antes?
  • Automatizar los reclamos a deudores puede reducir los días en la calle. ¿Qué impacto económico tendría este cambio?
  • Procesar rápidamente los cambios en los datos maestros de proveedores o clientes podría evitar que se apliquen retenciones y percepciones erróneas y evitaría también bloqueos en entregas de proveedores o en ventas a clientes.
  • Resolver más rápidamente consultas o quejas de clientes podría facilitar la concreción de nuevas ventas.

Reasignar la fuerza laboral a tareas de mayor impacto en el negocio

Los recursos liberados por la automatización pueden ser reasignados para realizar tareas de análisis no automatizables cuyo resultado podría generar impacto en nuevos negocios, satisfacción del cliente y ventas

Si bien existen matices según cual sea el alcance de los procesos a automatizar, es recomendable que todos esos aspectos sean evaluados para tomar una decisión informada sobre la conveniencia de la automatización.

Esta es el primer parte de nuestro artículo sobre la preparación del caso de negocios para implementar Robotic Process Automation. No pierda la oportunidad de ver la segunda parte de este artículo en la que tratamos en detalle cuales son los costos vinculados con la implementación

Para obtener mas detalles sobre como seleccionar los procesos en donde iniciar la automatización, le sugerimos que continúe con la lectura de nuestro articulo Evaluando qué procesos administrativos robotizar con Blue Prism RPA