De los diferentes sectores que componen una organización, el de Recursos Humanos es uno de los que más tareas lleva a cabo. Implementar iniciativas de RPA optimiza notablemente la gestión del área. Ya mencionamos que RPA puede aplicarse con éxito en los procesos de selección de personal, en este artículo veremos las ventajas de automatizar el proceso de onboarding de nuevos colaboradores.
La automatización robótica de procesos implementada en la incorporación de colaboradores no solamente simplifica la tarea de HR, disminuyendo la carga laboral del sector, sino que también ofrece una experiencia optimizada para los ingresantes. Un onboarding satisfactorio aumenta la tasa de retención hasta en un 80%, impulsando la productividad y disminuyendo los costos asociados a la contratación.
Los peligros de un onboarding inadecuado
Solo existe una oportunidad para causar una primera buena impresión: las organizaciones tienen tan solo una chance para cautivar a sus nuevos empleados. Un onboarding deficiente, que implique la realización de un sinfín de trámites y la presentación de numerosos documentos, y que no tenga en cuenta las aspiraciones de las personas que están ingresando está, sin dudas, condenado al fracaso.
De acuerdo a una encuesta de la agencia de empleo Robert Half & Associates, más de una cuarta parte de los empleados dejaría un nuevo trabajo en los primeros 90 días si no lo encuentran satisfactorio. Es decir, si su experiencia de onboarding es más bien pobre.
Para las organizaciones, la insatisfacción de los colaboradores implica una reducción de su productividad y supone un gasto de alrededor de 350 mil millones de dólares anuales a nivel mundial, dirigidos a incorporaciones que luego no darán sus frutos ni permitirán recuperar el costo de inversión.
RPA: cómo ayuda mejorar los procesos de onboarding
La puesta en marcha de iniciativas de automatización ayuda a mejorar los procesos de onboarding de forma integral, ofreciendo diferentes beneficios.
Genera una experiencia satisfactoria para todos los colaboradores
Al eliminar o reducir los procedimientos manuales, los empleados de RRHH se liberan de acciones repetitivas y pueden centrarse en tareas de mayor valor. A su vez, los candidatos obtienen una experiencia más fluida, amena y eficiente desde el primer día de trabajo.
Facilita la comunicación entre el ingresante y la organización
Automatizar el contacto permite establecer comunicaciones a través de una multiplicidad de canales, como chats, correos electrónicos y mensajería instantánea de forma rápida y efectiva.
Acelera el proceso de incorporación
El onboarding suele incluir diferentes pasos. Un flujo de trabajo automatizado digitalmente agiliza este proceso, ya que evita la necesidad de repetir procedimientos y permite que las tareas se lleven a cabo con éxito y sin fricciones.
Optimiza los recursos humanos existentes
Tal como mencionamos, para potenciar la productividad de las empresas, es fundamental automatizar los procesos del área de recursos humanos. Utilizar bots en el onboarding eficientiza este procedimiento y permite que se ejecute de una manera más rápida, sin necesidad de contratar colaboradores adicionales para realizarlo.
Cuáles son los usos de RPA en los procesos de onboarding
La tecnología de automatización puede aplicarse a diferentes etapas del onboarding, con el objetivo de optimizar las tareas y sacar el máximo provecho de este proceso.
Integración de tareas relacionadas con la incorporación
Cuando un nuevo colaborador ingresa en la compañía, el sistema de RPA entra en acción, estableciendo un flujo de trabajo automático. Los ingresantes necesitan tarjetas de identificación, asignaciones de equipos de hardware y de espacios en las oficinas, así como también accesos diferenciados a sistemas determinados, de acuerdo a su perfil y al rol que ocuparán dentro de la empresa.
El sistema de RPA realiza estas tareas de manera automática, liberando a los responsables de RRHH de llevar a cabo los procesos manualmente.
Comprobación de tareas que garantizan el compliance
La gran cantidad de procedimientos que componen el onboarding aumenta las posibilidades de que algunos de los pasos estén incompletos. La falta de finalización de las tareas o su retraso puede generar inconvenientes con el cumplimiento de normativas y, en el peor de los casos, multas.
RPA permite controlar cada uno de estos pasos automáticamente para identificar qué es lo que falta y notificar a los sectores correspondientes. A su vez, si la reglamentación o las políticas cambian, los bots facilitan la actualización de los términos y disminuyen los errores.
Gestión documental
Tal como dijimos, las contrataciones conllevan el llenado de diferentes tipos de documentaciones. Los sistemas de RPA ayudan a mejorar los procesos de onboarding porque reducen el papeleo y permiten dejar de lado el trabajo documental manual.
La gestión digital de los documentos de incorporación hace que estos se procesen de manera correcta, contribuyendo a la eficiencia de este proceso y propiciando una oficina sin papeles.
Creación de cuentas en sistemas diversificados
En la mayoría de los puestos de trabajo, los nuevos colaboradores deben darse de alta en numerosos sistemas para poder llevar a cabo sus tareas.
Un robot de RPA facilita las contrataciones porque automatiza la creación de las cuentas de usuario en los diversos programas, ahorrándoles tiempo y esfuerzo al empleado y a los sectores de IT y de RRHH.
Seguridad del sistema IT
A los ingresantes se les asigna una dirección de correo electrónico y se les otorga acceso a diferentes sistemas de red, planillas, datos y aplicaciones de la organización, siempre en función de sus responsabilidades.
Cuando esta tarea recae sobre el personal de IT o de RRHH y la apertura se hace de manera manual y paulatina, es decir, sistema por sistema, el riesgo de que haya inconvenientes con los niveles de autorización aumenta.
RPA eficientiza esta tarea ya que, gracias a ella, el perfil del nuevo colaborador es incorporado automáticamente a los sistemas que necesita para desempeñarse, así como a las listas de distribución de correos electrónicos adecuadas, y se le conceden los permisos necesarios, sin errores ni filtraciones de seguridad.
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