Robotic Process Automation (RPA), es una de las tecnologías que está generando un interés creciente en las organizaciones de todo el mundo por su potencial para aumentar la productividad y reducir costos en plazos muy cortos, mediante la utilización de Robots para automatizar procesos administrativos.

Se trata de un software capaz de aprender y ejecutar los pasos que realiza una persona para realizar, de principio a fin, la mayor parte de los procesos administrativos de cualquier tipo de organización; pero de forma mucho más rápida y precisa.

Entre los procesos que son automatizados inicialmente se encuentran la actualización de datos maestros, verificación y registración de facturas, emisión de documentos de compra, conciliaciones de cuentas, cálculo y registración de provisiones y previsiones contables, cálculo de impuestos y preparación de declaraciones, control de retenciones y percepciones impositivas, revisión de rendiciones de gastos, cálculo y liquidación de salarios, etc.

Se estima que entre un 40% y un 80% de las actividades que se efectúan en un proceso administrativo son susceptibles de automatización mediante robots administrativos.

Blue Prism RPA es uno de los productos que, de acuerdo con el estudio The Forrester Wave™: Robotic Process Automation, Q1 2017 realizado por Forrester Research, lidera el mercado de Robotics Process Automation, ofreciendo a las empresas la posibilidad de lograr enormes saltos de productividad sin necesidad de realizar cambios en los sistemas que utilizan.

Enta Consulting, a partir su alianza con Symphony Partners UK ha certificado a su equipo de profesionales para realizar el diseño, implementación y soporte de Blue Prism RPA, ofreciendo una alternativa local de alta calidad y costos accesibles para cubrir una necesidad creciente de este tipo de servicios.

¿Cuáles son las ventajas de automatizar procesos?

La alta productividad de los robots, su nivel de precisión y bajo costo de licencias e implementación, hacen de robotic process automation la herramienta ideal para incorporar a las empresas una fuerza de trabajo virtual capaz de realizar prácticamente cualquier actividad transaccional.

El acceso a una fuerza de trabajo digital, capaz de trabajar sin descanso las 24 hs, y los 365 días del año, permite alcanzar disminuciones de costos entre un 40% y un 80% anual.

La llegada de los robots administrativos es considerara una de las principales tendencias tecnológicas a considerar en el próximo año pues ofrece retornos sobre la inversión y una serie de ventajas que la posicionan muy por encima de otras iniciativas tecnológicas:

1.Liberación de cargas de trabajo

Permitiendo que un Robot efectúe los procesos administrativos rutinarios, los seres humanos podrán encargarse de tareas de administración más interesantes relacionadas con la creatividad, el razonamiento y la inteligencia emocional.

De hecho, se estima que la demanda de colaboradores con estas habilidades aumentará en el futuro, a medida que las labores burocráticas y rutinarias sean asumidas por los robots.

2.Recopilación de datos, síntesis y reportes en tiempo récord

La Automatización Robótica de Procesos es capaz de recopilar datos, realizar una síntesis y generar un reporte estructurado a partir de esa información.

A un ser humano, un informe básico podría tomarle unas 3 horas, en cambio, a un robot tan solo unos minutos.

3.Mayor capacidad para controlar grandes volúmenes de datos y operaciones.

La disponibilidad de una fuera de trabajo digital permite realizar tareas de control y calculo abarcando una cantidad de información significativamente mayor a la que podría tratar un empleado. Esta posibilidad conlleva la generación de ahorros adicionales a los derivados de la optimización de la eficiencia.

4.Rápido retorno de la inversión

El rápido retorno de la inversión asociado con Blue Prism RPA constituye una de las ventajas competitivas principales de esta tecnología.

Además de su fuerte impacto en la baja de costos operativos, la tecnología Robotic Process Automation requiere un bajo nivel de inversión en licencias y consultoría, en comparación con otras soluciones como los ERP, CRM o BPM permitiendo alcanzar retornos de inversión entre un 30% y un 200% anual, según los datos aportados por la especialista en tecnología Leslie Willcocks a la consultora McKinsey.

La biblioteca de objetos de Blue Prism es reutilizable en tantos procesos como se desee, esto reduce geométricamente el esfuerzo necesario para automatizar nuevos procesos, a partir de la reutilización de objetos creados en automatizaciones anteriores.

5.Una alternativa al outsourcing tradicional

Dado que los Robots constituyen una fuerza de trabajo digital capaz de ejecutar los procesos de manera productiva y estandarizada y de optimizar los tiempos de ejecución con un bajo costo de implementación, esta tecnología se posiciona como una novedosa alternativa al outosurcing tradicional de procesos.

Esto facilita el control directo sobre el modelo de ejecución de procesos actualmente tercerizados, reduciendo los conflictos con los proveedores del servicio tercerizado y mejorando la calidad y consistencia de los datos.

6.Cumplimiento normativo

La plataforma Blue Prism RPA es sumamente segura. Dado que todos los pasos efectuados por cada robot son registrados en un log de actividad, el proceso puede ser consultado y gestionado con facilidad; esto permite realizar auditorías y cumplir con el ordenamiento normativo.

7.Versatilidad para cubrir necesidades específicas

La automatización de procesos es extremadamente versátil, los robots pueden adaptarse a necesidades específicas y ser “entrenados” mediante flujogramas por cualquier usuario capacitado. Estas plantillas son las que permiten a este tipo de software copiar los pasos necesarios para efectuar una tarea.

Ligada a esta posibilidad, se encuentra otra de las grandes ventajas de la Administración Robótica, su escalabilidad. Aumentar o disminuir el volumen de operación de RPA es sumamente sencillo.

¿Cómo se lleva a cabo la implementación de un proceso de automatización?

Para avanzar hacia la Automatización de sus procesos mediante Robots cada organización debe definir claramente los objetivos que buscan alcanzar con la automatización y evaluar qué procesos deben ser automatizados inicialmente. Es fundamental comenzar automatizando los procesos que permitan despejar las dudas que puedan existir sobre complejidad, usabilidad, soporte, necesidad de mantenimiento y retorno de la inversión.

Si desea conocer cómo hacerlo, le recomendamos que lea nuestro próximo articulo Evaluando qué procesos administrativos robotizar con Blue Prism RPA